Migros

Der Migros-Genossenschafts-Bund (MGB) hat das Potenzial in der Digitalisierung und Optimierung seiner Steuerungs- und Planungswerkzeuge für Filialen erkannt und mit mp technology zusammen gemeinsam angepackt. Eine neue zentrale Business Web-Applikation ersetzt mit benutzerfreundlichen Workflows bisherige manuelle Prozesse, Excel-Sheets und den fehleranfälligen Datenabgleich zwischen den beteiligten Personen.

Fakten & Zahlen

Projekt Highlights für den Migros-Genossenschafts-Bund

Neue Business Applikation für Strategie- und Filialen-Management

Für die Planung von Filialflächen, Sortiment und für weitere Filial-Steuerungs-Prozesse setzte die Migros unterschiedliche Tools ein. Die Pflege und Weiterentwicklung mehrerer Tools waren aufwändig und der Datenabgleich fehleranfällig. Die neue Business Applikation sollte diese Herausforderungen lösen und mit direkter Anbindung an die SAP Kernsysteme zum umfassenden Planungs- und Verwaltungswerkzeug werden.

Insgesamt wurden bis Ende 2020 sechs Umsysteme an den neuen Verkaufsstellenplaner «VSTP» angebunden und somit eine grosse Anzahl manueller Workflows, Checklisten und Excel Sheets mit einer modernen Business Web-Applikation ersetzt. Heute werden über das Web-Tool der tägliche Betrieb (Regelbetrieb), Neu- und Umbauprojekte sowie strategische Umstellungen der Filialen geplant und umgesetzt. Ein zentraler Datenzugriff und automatische Workflows erleichtern die Zusammenarbeit mit den Genossenschaften.

Feature Highlights

• Erfassen von Sortimentsänderungen in Filialen, welche mit Workflows über eine Kontrollstelle bis in die SAP Systeme umgesetzt werden
• Durchführen von Planungsprojekten, die mit Hilfe aktueller und strategischer Vorgaben für Neubau oder Umbauten existierender Filialen verwendet werden
• Zeitlich orchestrierte, nachvollziehbare Umsetzung von komplexen und mehrstufigen Umbauprojekten
• Konsolidierte Sicht auf alle Filial-Kennzahlen bezüglich Fläche, Sortiment (Artikel) und Wirtschaftlichkeit (Umsatz, Umsatz pro Fläche)
• Sicht auf aktuelle und historische Daten mit Vergleichsmöglichkeiten
• Detailliertes Reporting mit Exportmöglichkeiten in MS Office Formate
• Bereitstellen von aggregierten Filialdaten für die Umsysteme

Nur durch agile Arbeitsweise realisierbar

Gerade bei komplexen Vorhaben wie diesem ist es essentiell, das ganze Prozess- und Systemumfeld zu verstehen. Welche Bedürfnisse haben die verschiedenen Abteilungen und User? Wie hängen die verschiedenen Prozesse und Themen zusammen? Welche Abhängigkeiten der verschiedenen Abteilungen und Workflows bestehen? Je nach Komplexität ist es teilweise nicht möglich, das Endresultat bis in jedes Detail zu planen. Daher ist es sinnvoll die Umsetzung in Etappen zu gestalten und alle Stakeholder wie auch die Enduser in den Prozess mit einzubeziehen.

Dank konstanter, transparenter und offener Kommunikation sowie schrittweiser Umsetzung der Anforderungen wird das Produkt erfolgreich und kontinuierlich verbessert. Ganz im Sinne der agilen Software Entwicklung.

Prozesse analysieren, digitalisieren und automatisieren

Bereits eingespielte Prozesse und Gewohnheiten machen einen Prozess-Wechsel nicht immer einfach. Die Anforderungen von verschiedenen Abteilungen und unterschiedlichen Menschen steigern die Komplexität einer Lösungsfindung ebenfalls. Umso wichtiger also, Prozesse und Bedürfnisse schon in der Analyse mit einzubeziehen und zu verstehen.

Nach der Analyse wurde ein Grobkonzept erarbeitet und das Zusammenspiel zwischen den Applikationen definiert (Datenfluss, Prozesse). Bei der Konzeption waren Business Aspekte und UX (User Experience) / IT-Aspekte gegeneinander abzuwägen. Es galt eine optimale Lösung für User zu finden, die auch technisch umsetzbar und skalierbar gebaut werden konnte.

Das Automatisieren, Digitalisieren und Ersetzen der einzelnen Workflows und die Anbindung der verschiedenen Umsysteme wurde Schritt für Schritt vorgenommen. Die neuen und angepassten Applikationen wurden jeweils als Detailspezifikationen oder Prototypen erarbeitet, die dann teilweise direkt den Stakeholdern vorgelegt wurden. So konnten die Entwicklungsarbeiten stets an die neuen Bedürfnisse oder auftretenden Herausforderungen angepasst und eine gute Akzeptanz bei den Usern erzielt werden.

Mit der Weiterentwicklung des VSTP haben wir nicht einfach viele manuelle Prozesse digitalisiert und automatisiert. Unser Fokus lag stets auch auf Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und der optimierten Sicht auf die Daten.

Intuitives Interface für SAP Eingaben und einheitliche Sicht auf alle relevanten Daten

Bevor die Applikation an die SAP Systeme der Migros angebunden wurde, mussten Änderungen und Anpassungswünsche via Formular und E-Mail beantragt, genehmigt und dann meist manuell in die verschiedenen SAP Systeme importiert werden. Das heute eingesetzte Tool bietet durch seine 33 Schnittstellen zu verschiedenen Umsystemen eine integrierte Sicht auf Daten und ermöglicht den Usern einen übersichtlichen Zugang zu allen relevanten Aspekten und Attributen der Planung.

Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Migros-Team und kurzen Feedbackschleifen, konnten wir ein massgeschneidertes GUI (Graphical User Interface) für die einfache Datenerfassung und Navigation innerhalb der Applikation entwickeln. Nebst den vielen automatisierten Prozessen können Zuständige – mit integrierten Abnahme-Workflows in ihrem jeweiligen Cockpit – weiterhin kritische Änderungen manuell kontrollieren und genehmigen.

Das neue Design, die Kontrollfunktionen und die Anbindung der Umsysteme resultieren in einer deutlichen Effizienzsteigerung und Vereinfachung der Kommunikation zwischen MGB, Genossenschaften und Filialen.

Eine langjährige Partnerschaft

Vor fast 10 Jahren hat die gemeinsame Reise mit der webbasierten Verkaufsstellenplaner-Applikation «VSTP» als internes Werkzeug zur Planung von Filialflächen begonnen. Dank der positiven Zusammenarbeit und nach der gemeinsamen Analyse weiterer interner Prozesse und der bestehenden Tool-Landschaft, hat sich der Migros-Genossenschafts-Bund dazu entschieden, die VSTP Applikation mit mp technology zu erweitern. Die effiziente Zusammenarbeit mit der Migros Group IT, den verschiedenen fachlichen Stakeholdern und uns verdeutlicht perfekt, wie Agilität und kontinuierliche Weiterentwicklung zum gemeinsamen Erfolg führen.

Wir danken der Migros für das entgegengebrachte Vertrauen und allen Beitragenden für die partnerschaftliche Zusammenarbeit.

31. Mai 2021